TAARIFA YA KIKAO CHA LEKIDEA - 08/12/2011

 KIKAO CHA LEKIDEA;

Venue:–DOUBLE VIEW HOTEL

08/12/2011

MINUTES ZA KIKAO

AGENDA

1.      Kufungua kikao 2.      Chairman Statement 3.      HALI YA LEKIDEA kwa Kifupi – Status of LEKIDEA 4.      Maendeleo ya LEGHO – KIRUA VUNJO MASHARIKI (Makisio yaliotengwa na Halimashauri ya Wilaya ya Moshi (V)) – Current Development and approved Budget For LEKIDEA areas. 5.      Taarifa Fupi ya Fedha Kuhusu Michango – Bank Statement vs. Actual Contribution 6.      Mapendekezo Mapya Kuhusu Uchangiaji – Additional Modality of Contributions 7.      The way Forward and End of the year Strategies 8.      Kufunga Kikao

MCHANGANUO WA AGENDA

1.      Kufungua kikao  Kikao kilifunguliwa kwa Sala saa 2.00usiku na Katibu, Nd. Joseph. Shewiyo 2.      Taarifa ya Mwaka ya M/Kiti kwa Wana-LEKIDEA (Chairman Statement). ·      Taarifa ya M/Kiti iliwasilishwa na Makamu M/Kiti, Eng. Simon Njau kwa niaba ya M/Kiti, ndipo baadhi ya Wajumbe kuchangia kwa maoni na hoja mbalimbali kama ifuatavyo: a.       Ndg Emilian alipendekeza kuwa pamoja na taarifa hiyo kuwasilishwa katika kikao hicho, itolewe pia kwa baadhi ya wanachama waisome na wachangie kabla haijawasilishwa rasmi kwa jamii nzima ya Wana-LEKIDEA. Wazo hili liliafikiwa, na taarifa hiyo iliwasilishwa kwa wajumbe wafuatao:                                             i.         Prof.  Ernest Mally – DUCE                                           ii.          Prof. Itika  - SUA                                         iii.         Prof. Beda Kessy – SUA                                         iv.         Dr . Valence Ndesendo – Wits Universiy- SA Maendeleo ya LEGHO – KIRUA VUNJO MASHARIKI (Makisio yaliotengwa na Halimashauri ya Wilaya ya Moshi (V)) – Current Development and approved Budget For LEKIDEA areas. Masuala muhimu ya usimamizi wa majukumu ya sasa ya maenedeleo ya eneo letu yalijadiliwa na hasa kwa kuzingatia Tangazo la Tender ya Ujenzi wa Barabara ya Uchira – Kisomachi na pia barabara za vitongoji ambazo ni muhimu pia kwetu. Awali, Ufafanuzi wa Tender LOT 5 na LOT 8, ilivyoandikwa katika Gazeti la Mwananchi, ulitolewa na Eng. Bernard Msacky, na pia Eng Simon Njau kama ifuatavyo: ·         LOT 5 – Kifungu hiki kilielezewa kuwa kazi husika itajumuisha kurekebisha baadhi ya maeneo fulani Fulani kadri itakavyohitajika na siyo ukarabati wa jumla wa barabara hiyo. ·         LOT 8 – Kifungu hiki kilielezewa kuwa kinahusika na kazi ya ukarabati wa jumla wa barabara hiyo  ambao kawaida unatakiwa kufanyika kila mwaka. Kikao kilipendekeza katika kuhakukikisha hatua zote za awali zimapangika vyema na hata pale kazi itakapoanza inasimamiwa ipasavyo, Diwani wetu Mh Alex Umbella na baadhi ya Wahandisi wetu ambao wapo Moshi wahusishwe kwa Ukaribu sana. Wahandisi hao ni Eng Bona Mathem, na Ndg Nevili Msacky.   Eng. Simon Njau na Eng Dernard waliombwa waanzishe mawasiliano ya karibu na hao Wahandisi waliopo maeneo ya kule kwetu ili waweze kusimamia kwa karibu suala hili. Kadhalika ilipendekezwa kuwa, maongezi na Mhandisi wa Manispaa yafanyike pamoja na Diwani wetu hasa wakati wa kuanza ujenzi. ·         Mjimbe mmoja  alipendekeza kuwa maeneo ya vijijini ndizo muhimu zaidi na inatakiwa tujadiliane na Mkandarasi wa Manispaa pamoja na Diwani ili kuangalia uwezekano wa kuhakikisha kazi inafanywa hadi maeneo hayo, na iwe imara na ya kudumu. ·         Eng Simon Njau aliahidi kuonana na Diwani ili kujua kama barabara iliyowekwa katika Tender inayoonyesha kuwa Km 6.9 ni hadi Kwa-Laria au inaishia KNCU au Kisomachi. Pia alipendekeza kuwa pale Mkandarasi atakapochanguliwa, kazi ya kujenga maeneo ya vijijini yataunganishwa kama kazi ya ziada (additional works) na gharama zake LEKIDEA itawajibika. Malengo ya LEKIDEA katika Ujenzi huu: Kuhakikisha kuwa pale Manispaa itakapoishia, LEKIDEA itaendelea kukamilisha katika: ·         Maeneo ya hiyo barabara kubwa ambayo yatahitaji uimarishwaji wa ziada kama mitaro ya maji na culverts. ·         Barabara za Vijijini na Vitongoji vyake kama zinavyoonekana kwenye ramani yetu. ·         Ilipendekeza kuwa ni muhimu sana kuhakikisha kuwa maeneo muhimu tunayotoka yanakuwa kipaombele, mfano Njia itokeayo Legho, ipitiayo Kisanja, Kwa Kikuyu hadi Kisomachi, kwa mwaka mzima inakuwa inapita maji imeharibika na hakuna suluhisho lililokwishapatikana la kudumu. ·         Ilipendekeza pia  kuwa  matengenezo  yatakayofanyika yawe ya  uhakika na barabara  ipitike kwa mwaka mzima –Diwani ahusishwe ·         Ni muhimu Diwani awe ndiyo kiungo chetu na Halmashauri na pia katika kusimamia makubaliano ya ziada kati ya Lekidea na Mkandarasi atakayeteuliwa na Halmashauri ·         Kazi ifanyike kwa uwazi na uhakika na LEKIDEA iwe inatoa taarifa hatua kwa hatua  maana uwazi ndio msingi wa mafanikio. ·         Uongozi wa Lekidea ufanye mazungumzo  na Paroko na viongozi wa mitaa ili wananchi waweze kutoa michango yao kwa mfano badala ya kusomba moram toka Kilindini upatikane hapo Kisimajuu bure na pia nguvu kazi za wananchi katika matengenezo ya suku hadi siku ya barabara hizo baada ya kutengenezwa. ·         Pia kikao kilipendekeza kuwa baada ya barabara kutengenezwa, uwepo uwezekano wa kupatikana gari katika kipindi fulani –lori hata la kukodi, litakalo kuwa chini ya Diwani na Paroko ili kuendeleza kusimamia na kukarabati njia (preventive maintenance) kwa nyakati mbalimbali. 4.         Taarifa Ya Fedha Kuhusu Michango – Bank Statement vs. Actual Contribution ·      Kikao kilipokea Taarifa ya Fedha kama ilivyowasilishwa na Ndg Emilian Saluo, ikijumuisha Hali halisi katika benki na pia maendeleo ya ahadi kwa kila siku kama zinavyowasilishwa kwa Sekretariat, na taarifa zote mbili ziliwiana kuhusu makusanyo yalivyopokelewa benki hadi sasa. Ahadi zilikuwa zimefikia Sh. Milioni 49,816,000/- na Fedha Taslimu zilizokwishakusanywa ni kiasi cha Sh. 27, 616,000/- kwa hivyo kiasi ambacho bado wana-LEKIDEA waliohidi hakijawasili ni Sh. 22,200,000/- ·         Kadhalika, Kikao kilipokea kwa maendeleo na hamasa za michango inavyoenda, na taarifa za Ahadi ya Ndg Paul Mremi Lyimo ya  Sh 4,000,000/- (Milioni nne) ambazo ataanza kulipa Milioni 2 ifikapo Tar 12/12/2011, na iliyobaki atawasilisha Mkandarasi atakapokabidhiwa kazi na mara kazi ya ujenzi itakapoanza. ·         Kadhalika Kikao kilipokea ahadi ya Dada yetu Lucy   Alois Ndetiko Tesha  ya Dola za Kimarekani 1,000/-  (US$1,000)( ni karibia Tsh 1,600,000/-) kama ilivyowasilishwa na Ndg Joseph Shewiyo, pamoja na ahadi nyingine kadhaa toka kwa wana-LEKIDEA hadi sasa kama zinavyoendelea. ·         Pia katika taarifa ya Ahadi, ilionekana kuwa kuna uwezekanao wa baadhi ya majina ya watu wawili ambao ahadi zao hazikuweza kuifikia Sekretariat, na hivyo ilipendekezwe waongezwe rasmi. Majina hayo ni: §  Elinami   Minja    -    1,000,000 §  Teye   Anthony    -    1,000,000 5.         Mapendekezo Mapya Kuhusu Uchangiaji – Additional Modality of Contributions ·         Mapendekezo Mapya ya Uchangiaji Kuhusu idadi ya watu 56 ambao tayari wameshatoa ahadi, kila mjumbe wa kikao alichukua listi yake ya watu ili kugawana na kuwafuatilia wale ambao bado, au hawajakamilisha (Mgawanyiko huu umeambatishwa) ·         Kuongeza pledges zaidi: Ilipendekezwa kuwa ili list kuu ya sasa ya wana-LEKIDEA zaidi ya 400 itumwe kwa Emilian Saluo ambaye ataweza kuchuja tena idadi ya watu wapatao 50 ambao watawsilishwa ili wafuatiliwe kuchangia. Kikao kiliafiki hoja hii. ·         Pia katika listi kuu, ilipendekezwa kuwa  majina zaidi yaongezwe  katika listi kuu ,watakao patikana 50 wafuatiliwe kwa simu, na hiyo ikikamilika wengine pia wataandikwa  na mzunguko utaendelea hivyo. Kikao kiliafiki. ·         Pia ilipendekezwa kuwa ili kuhamasisha zaidi kila mtu, kiwango cha nchini pia kipendekezwe, mfano kuanzia 20,000/- hadi 50,000/- na pia 100,000/- hadi 200,000/- na kuendelea; hasa kwa ajili ya kuwahamasisha wanaosuasua, na watu waelezwe haraka wachangie. Wazo hili liliafikiwa. ·         Pia ilipendekezwa na kuwa kwa wale wanaomaliza kuchangia, tarifa fupi simu (SMS) zitumwe kwa Wana-LEKIDEA wote ili taarifa ziwafikie pia wale ambao hawapati email, na hili liliafikiwa. ·         Pia itumike njia ya kuwatembelea watu katika maeneo mbalimbali ili kuwafikia wale ambao hawajapata uhakika, au sio wepesi kuamua. ·         Kadhalika, kikao kilipendekeza kwa sasa tutumie pia mfumo wa kuandaa Card zenye Jedwali, kama zitumikazo makanisani kukusanya michango ya hiari, ili tuzitumie kuchangia/kukusanya fedha hata  kwa wale wasio wana LIKIDEA kama marafiki na pia waheshimiwa viongozi, na zipatikane chache zenye mantiki na zinazoonesha malengo kamili ya LEKIDEA. Hili liliafikiwa pia. ·         Card rasmi ya michango kwa mtu mmoja mmoja iliwasilishwa na kupitiwa na wajumbe, na marekebisho kidogo yalifanyika ambayo yataingizwa ipasavyo, na zinatarajiwa kukamilika zichapwe mapema iwezekanavyo ili zisambazwe kabla ya Christmas 6.      Utekelezaji na Mikakati iliyo mbele yetu (The way Forward and End of the year Strategies) na Pia kuuanza Mwaka Mpya ·         Mikakati katika kukamilisha mwaka, majukumu na mikakati kadhaa ikijumuisha malengo ambayo hayakuweza kukamilika mwaka huu, na hivyo kuanza nayo kwa nguvu kubwa mwakani.  Masuaka muhimu yaliyowekwa katika utekelezaji kuelekea mwisho wa mwaka huu ni pamoja na kufuatilia kwa ukaribu suala zima la Tender ya Ujenzi wa Barabara ya Uchira-Kisomachi, iliwa ni pamoja na kujadiliana na Diwani. Pia kuimarisha nafasi ya LEKIDEA katika mchakato mzima wa Mradi kabla haujaanza. Pia kuiwezesha LEKIDEA iwe kinywani mwa kila Mwana-KV Mashariki ili kuhakikisha maendeleo yanawahusisha wote. ·         Mikakati Katika Kuuanza Mwaka Mpya: §  Fund   Raising ya LEKIDEA Kikao kilipendekeza kuwa ipangwe mapema mwezi February, na siku rasmi itangazwe katika vyombo mblimbali vya habari, makanisani na katika mitandao. §  Ada ya Kudumu ya Wana-LEKIDEA: Kikao kilipendekeza kuweka kiwango kidogo cha Ada  kwa wanachama wote ili kuendesha Taasisi yetu, na ilipendekezwa Ada isizidi Tsh 20,000/-. Mjumbe mmoja alishauri kuwa kutokana na wanachama kuwa wengi, kiasi cha Tsh 1,000/- kikatosha §  Mapendekezo Mengineyo: Katika kuendelea kuangalia vyanzo vya fedha vya kudumu, tuangalie pia uwezekano wa kutumia njia ya kutuma neno fupi (short-code) kama kuchangia kwa makato kidogo ya SMS au upigapo simu, iliafikiwa na itafuatiliwa na Ndg Paul Msaki, kikao kiliafiki juhudi ziendelee. Kikao kilipendekeza pia kila mwana-LEKIDEA aweze kuitumia BLOG yetu ipasavyo, na wana LEKIDEA walio na miradi waweze kutangaza biashara husika au fani zao mbalimbali katika Blog yetu ili kuhakikisha kila mwana LEKIDEA na wale wasio wana-LEKIDEA, wanahamasika, wanaipenda na kuitumia kujitangaza, Mfano Mabenki, Makampuni ya Simu nk. §  Ilishauriwa  pia tuweze kuwatumia wana -LEKIDEA wenye uwezo katika uandaaji wa Report –Write-Ups katika masuala mbalimbali ya kijamii, na kuwasilisha katika taasisi mbalimbali za kitaifa na kimataifa ili baadaye Write-Ups hizo zikikubalika ziwezeshe kukusanya na kuelekeza wapenda maendeleo watuchangie kuendeleza eneo letu. Hili liliafikiwa. §  Ilishauriwa kuwa uzoefu unaonyesha Wafadhili  wanaziamini zaidi Taasisi za Kiraia (NGOs), hivyo ni muhimu kuwatumia Wafadhili baadhi ya Card, na pia zitengenezwe Bronchures kwa ajili ya Wafadhili (Donors)  na Write-Ups ziandaliwe  kwa ajili ya malengo yetu na miradi ,kuanzia  January 1/2012, pia suala la mazingira ,maji na barabara na huduma nyingine kama tutakavyoona yafaa. §   Kikao kiliafiki kuwa Ndg Joseph Shewiyo ataanza kuandaa write-Ups za mradi mbalimbali kwa ajili ya Wafadhili. Ndiye atakayesimamia masuala yote ya mchakato huu pia. Kadhalika ilipendekezwa kuwa Ndg Sylvester Matemu ataombwa kuchangia kuhusu uandaaji kwa upande wake pia. §  Kadhalika, ilipendekezwa kuwa tuweze kuweka katika mpangilio kuizindua LEKIDEA rasmi katika Kanisa la Karmeli katika Sikuku ya Noel (Chrisimasi) ili viongozi watambulishwe rasmi siku hiyo ikijumuishwa viongozi viongozi kuombewa. §  Ilipendekezwa kuwa  eneo letu (Legho-Kirua) linao idadi nzuri ya mapadre, ambao ni viungo muhimu sana popote walipo, na wengi wamejaliwa kuwepo nje ya nchi,  zipatikane emails zao wote ili wapewe taarifa za kila siku na maendeleo ya LEKIDEA, na wao waweze kutushauri au kutuchangia pale inapowezekana, jambo ambalo liliafikiwa. §  Kuimarisha Sekretariat: Katika kuzidi kukuza na kuimarisha zaidi safu ya Sekretariat, Kikao kilipendekeza Ngd Amani Beda Kyara awe mjumbe wa-Sekretariat,  atakayekuwa kati ya kikosi kazi hicho katika shughuli za kila siku na pia kama kiungo kwa ajili ya kuhakikisha mipangilio ya utekelezaji wa LEKIDEA kwa upande wa maeneo ya LEGHO yanakwenda ipasavyo. Hili liafikiwa. 7.      Kufunga/Kuahirisha Kikao: Kikao kilifungwa saa 4:30 usiku kwa sala. ·         WALIOHUDHURIA ·         WALIOOMBA UDHURU §  Eng .Simon   T. Njau   -    M/kiti §  Ndg Edward F. Msaky  §  Joseph   L   Shewiyo    -   Katibu §  Prof Ernest Mallya §  Martin    M. Kessy         -    M/katibu §  Dr. Valence Ndesendo §  Eng. Bernard    Msaky             -      Mjumbe §  Emmanuel Maakano Kessy §  Emiliani  Saluo          -      Mjumbe §  Simon J. Saluo Assey §  Paul     Sanene Msaki      -      Mjumbe §  Joseph Arawa Msacky §  Amani  Beda  Kyara   -  Mjumbe §  Venanace Vendeline Msaky §  Noel    Mringi       -    Mjumbe §    §    §    §

Katika kuwakumbusha Wana-LEKIDEA katika kutoa michango yao, wasisite kutumia njia zifuatazo:

AKAUNTI YA LEKIDEA:        Bank: CRDB BANK Plc.: Jina la A/C:   LEGHO KIRUA DEVELOPMENT ASSOCIATION A/C No:   0152095786500

SIMU MKONONI ZA LEKIDEA:        §  Vodacom – MPESA:  0755 799 133 §  Tigo – TigoPESA: 0653 799 133

MWISHO

----------------------------                                                                         ---------------------------- Mwenyekiti                                                                                                         Katibu